員工的出勤紀錄一向是勞檢的必要項目（延伸閱讀：為什麼會被勞檢?準備這些資料應對，包你每個勞檢項目都順利過關），為了在勞檢時能順利過關，透過「打卡」來紀錄和管理員工的出缺勤，當然也就是人事作業中相當重要的一環啦～
不過打卡的方式這麼多，從傳統的插卡式打卡鐘、生物辨識打卡機，到近期越來越普遍的APP定位打卡，要怎麼評估哪一種最適合自己的公司呢？小編已經整理好各種打卡方式的優缺點了！馬上來看看吧～
打卡記錄出勤時有哪些要注意的地方？
在分析各種打卡方式之前，我們要先了解為什麼打卡出勤的紀錄很重要！因為在 2020 年 1 月 1 日《勞動事件法》上路後，根據第 38 條規定：
出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。
再加上《勞動基準法》第 30 條規定，勞工每天的「正常工作」時間不得超過 8 小時，每週不得超過 40 小時。也就是說，只要出缺勤有被確實紀錄的話，如果員工的出勤紀錄有不符合勞基法規範的地方，勞檢時就會很輕易的被發現。（延伸閱讀：加班費怎麼算？勞基法規定的加班費計算公式看這張圖就懂）
出勤紀錄當然也不能隨便做做，要符合以下 4 個條件，才是合格的出勤紀錄：
- 出勤紀錄應「逐日」記載勞工出勤情形至「分鐘」為止
- 勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕
- 工時需要「每天」記錄
- 雇主有義務保存五年出勤紀錄
另外，近兩年不少因為疫情的而被迫實施居家辦公、遠距工作的企業發現，有些員工更因為這樣的工作型態提升了工作效率和績效，因此在疫情漸緩之後也持續維持部分遠距的工作方式。
但是千萬不能因為員工沒有進辦公室，就不紀錄他的出勤！
除了遠距工作之外，跑外勤、異地出差也一樣，那這樣要怎麼紀錄出勤才不會違法，而且最有效率呢？（延伸閱讀：符合勞基法出勤紀錄的打卡規定這樣才正確！）
打卡鐘、指紋打卡...等 4 大常見打卡方式優缺點
因為員工出勤紀錄非常重要，接下來我們就一起來看看常見的 4 種打卡方式各有哪些優缺點吧！
傳統紙卡打卡鐘：費用低但是代打卡無法避免
打卡鐘一直以來都是許多傳產、中小企業使用的打卡系統，優點是機器的價格相對便宜，而且設定方式非常簡單，也不用花太多時間教員工如何操作，不過，除了會有「代打卡」的狀況發生之外，後續打卡鐘的維修，以及需要持續購買出勤卡紙、色帶等耗材的費用，以及每個月統計及核對出勤紀錄的人力成本也別忘了一併評估哦！
也因為出勤紀錄和對應薪資需要人工計算，不只費時也容易出錯，除非公司的規模很小，不然根據小編自己的經驗，真的很不推薦傳統打卡鐘，硬要用的話，也建議盡量選擇能夠透過USB / SD卡自動儲存打卡紀錄的機型，不然傳統卡鐘真的是事倍功半的選項呀。
另外，因為大多數的打卡鐘都是以月為單位計算，如果你的公司每個月薪資結算、發放日會跨月份的話，就有可能會提高成本，所以如果評估後選擇用傳統打卡鐘，一定要記得確認該機型是否能夠自由設定起始日，以減少不必要的麻煩～
卡片感應式打卡鐘：方便但要注意卡片保管
感應式打卡鐘是不少公司使用的打卡方式。透過內建感應晶片的員工識別證，或是直接將員工常用的悠遊卡、一卡通......等交通卡作為感應卡，在感應的同時紀錄當下時間，以此作為出缺勤紀錄，並且將資料儲存在系統裡頭，每個月要結算薪資時也就比傳統卡鐘方便許多。
通常，如果使用的卡片同時也是門禁卡，就會比較不容易出現代打卡的狀況，畢竟如果員工把卡片交給別人代打卡，他自己進出公司也麻煩；但是如果是單純用來打卡的話，代打卡、忘記打卡，甚至是忘記帶卡片等情形仍然會發生。而且因為需要透過實體機台打卡，如果要整合外勤、出差、遠距工作時的出勤紀錄的話，要結算薪資時還是會有點麻煩。
另外，除了機器本身就比較昂貴之外，假設是統一都由公司配發的 IC 卡來打卡的話，每張的成本比傳統卡紙來的高，如果是屬於兼職人員多、或是流動率較高的公司就不太適合使用感應式打卡鐘。
指紋 / 人臉辨識打卡機：最不怕代打卡
指紋辨識打卡、人臉辨識打卡系統也非常多公司使用，優點是除了絕對不可能有代打卡發生之外，也跟卡片感應一樣，打卡記錄會直接儲存在系統後台，整合系統後讓後續會計、財務人員在結算薪資，或是處理其他人資資料比較方便。
隨著技術的進步，現在生物辨識打卡的機台費用也還算平價，主要的成本會在系統建置上面，這會是需要評估的一個重點。
另外，生物辨識打卡系統免不了的會產生個資，或是辨識速度不夠快、員工指紋淺常常辨識失敗...等問題，如果剛好只差幾秒鐘就遲到，員工們可能也會因此產生一些反彈，以及所有實體打卡機都會遇到的狀況：難以整合外勤、出差、遠距工作的出勤紀錄。如果真的要使用生物辨識打卡機，而且公司規模不算小的話，建議多花一些預算安裝至少一台以上的打卡機，不然上下班時間一堆人在門口排隊打卡也是挺麻煩的～
APP / 網頁 / LINE 線上打卡：最有效率、適合遠距&出差外勤
相較於實體打卡鐘、打卡機，現在有越來約多企業，尤其是新創、外商公司開始導入雲端人資系統，而大部分的雲端系統都會配備「手機打卡」這個功能，也提供包含 GPS、IP、Wifi 或藍芽等定位方式，以防有漏洞可以鑽。
雲端打卡最大的優點是不需要安裝任何硬體設備，手機就是員工的打卡機，不論是遠距辦公還是外勤、異地出差，只要有網路，紀錄出勤都非常方便，而且所有資料都會儲存在雲端伺服器，並且與其他功能相互串連，換句話說就是薪資結算的時候，雲端打卡又比其他類型的打卡機來得更快、更有效率！
員工的出勤卡紙、感應卡片可能會弄丟、遺失或忘記帶，不過現代人很少會有忘記帶手機的，而且反應速度也生物辨識打卡機更快。再加上人人都有自己的手機，就不會有上下班所有人擠在打卡機前面的狀況。
不過，也因為所有資料都是透過雲端傳送和儲存，如果當下網路環境不好就可能會導致打卡失敗；另一個明顯的缺點是，如果員工平均年紀較大，對手機操作不熟悉的話，導入線上打卡系統後的教學成本就會比其他方式來的高。
（延伸閱讀：人資系統推薦&功能比較懶人包！掌握這幾讓你招迅速找到命定HR系統）
4大打卡方式優缺點比較表
更好用、更簡單的出勤管理系統
還在靠打卡鐘紀錄公司員工工時嗎？還在花大筆大筆的費用購買門禁系統，再將資料匯入ERP系統嗎？趕快捨棄這種傳統的方式，是時候用更聰明的工具：Swingvy 雲端人資系統 管理公司員工出勤了！
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