學好不怕勞檢來

這些處理出勤的方式都、違、法?公司打卡規則這樣設定才對!

Davina Huang

May 17, 2021
你的公司有在記錄員工打卡嗎?你的公司常常對於加班費計算有諸多疑慮嗎?出勤不但牽扯到薪資計算、加班費計算等問題,如何準確無誤地紀錄員工出勤,不但是許多雇主與 HR 的痛點,更是勞檢違規 Top3 (前三名分別為超時工作、加班費不夠與出勤紀錄不清)既然出勤這酷東西這麼重要,小編為大家整理出幾大要點與 NG 項目,讓你以後都可以輕鬆合法,荷包也滿滿啦!
很多公司都不太在乎出勤這件事,又或是用錯誤的方式計算出勤,以下教大家如何正確地記錄出勤!(攝影師:Anna Nekrashevich,連結:Pexels


Q1:為什麼我需要記錄出勤?


A1:隨著《勞動事件法》在 2020 年 1 月 1 日上路後,「出勤」問題搖身一變,成為最容易讓雇主踩到違法線的重要項目之一。根據《勞動事件法》第 38 條規定:「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」,即為「工時推定」條款。

此條款對企業主、老闆以及人資單位來說,根本就是公司營運大殺手,為什麼會造成這樣的原因呢?原因就在《勞動基準法》第 30 條:「勞工正常工作時間,每日不得超過八小時,每週不得超過四十小時。前項正常工作時間,雇主經工會同意,如事業單位無工會者,經勞資會議同意後,得將其二週內二日之正常工作時數,分配於其他工作日。其分配於其他工作日之時數,每日不得超過二小時。但每週工作總時數不得超過四十八小時。

第一項正常工作時間,雇主經工會同意,如事業單位無工會者,經勞資會議同意後,得將八週內之正常工作時數加以分配。但每日正常工作時間不得超過八小時,每週工作總時數不得超過四十八小時。⋯⋯雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時,雇主不得拒絕。」

好的~小編知道東西太多,直接來為大家整裡「員工出勤」重點:

  1. 出勤紀錄應「逐日」記載勞工出勤情形至「分鐘」為止。
  2. 勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時,雇主不得拒絕。
  3. 工時需要「每天」記錄。
  4. 雇主有義務保存五年出勤紀錄。


所以,你要做的事情可不止「紀錄出勤」而已,更要把上述的項目都完成了,才不會踏入違法之路呀!

新創公司不打卡,雖然相當吸引人想要前來工作,但卻可能進入違法的範疇!(攝影師:fauxels,連結:Pexels


Q2:公司沒打卡規定是好事嗎?


A2:隨著越來越多公司標榜採「彈性工時」(多見於活動行銷業、科技業),台灣也有許多新創公司以工作時間「既彈性又自由」、「不需打卡」的特點,作為招募的公司特色之一。

而台灣政府(勞動部)也為因應契合各行各業不同之營業型態,使零碎工時集中運用、減少勞工出勤次數,並解決事業單位排班問題,在「工時制度及工作彈性化措施介紹」:勞工繼續工作4小時,至少應有 30 分鐘之休息。為因應各行各業不同之營運型態,另訂有 2 週、8 週及 4 週彈性工時規定⋯⋯惟基於健康考量,每日正常工時與延長工時,合計不得超過 12 小時,且 1 個月延長工時總時數不得超過 46 小時。」所以,公司就算是採「彈性工時」,還是需要紀錄出勤時間的!這點切記再切記!

另外,小編也聽過有公司以「責任制」為由,不需要員工打上、下卡,但是!當員工表示公司需要付加班費的時候,雙方的爭議就跑出來了~~當然事後證明雇主違法,不但需要補發加班費,更須繳納罰鍰,真是得不償失呀!(同場加映:加班費懶人包|不要再煩了!一圖看懂加班費計算法則

工讀生是需要上、下班打卡的,這點切記再切記!(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels


Q3:工讀生(Part Time)也需要有出勤紀錄嗎?


A3:當然需要!在《勞基法》23 條就有明文規定,雇主需置備勞工工資清冊,且保存五年。工資清冊的內容應詳細記載薪資總額項目、津貼、代扣項目和實際給付薪資。


就算你是在臉書上找發傳單的假日工讀生,還是線下活動(如旅展、車展)的攤位工讀生,也絕不能只知道工讀生的暱稱、LINE等聯繫方式。你不但需要在工讀生上班日加退保勞、健保與職災,更需要把他們的資料紀錄在勞工名卡,以及他們的出勤紀錄及工資清冊。萬一未來對於薪資計算有爭議、前往申訴時,雇主與 HR 也能提出相關證明保護自己。千萬不要不信邪,到時候爭議多多又要罰錢又花時間,你就吐血啦~

要是真的遇到員工不想打卡怎麼辦?當然也有方式可以預防!(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels


Q4:員工不配合打卡怎麼辦?


A4:再來~很多雇主也會問小編,我們都已經用了人資系統,員工還是不配合打卡怎麼辦?(同場加映:人資系統懶人包|命定人資系統好難找?你可能錯過這些訣竅!)依照勞動基準法第 30 條第 5 項與第 6 項的規定,雇主應置備勞工出勤紀錄,且逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。

因此,小編強烈建議 HR 或是雇主可訂定完整的工作規則,寫明員工上、下班時間需依規定記錄出勤,如果沒有紀錄上、下班時間,就由「雇主」、「HR」代為記錄。

員工上班不打卡,最後居然是苦了雇主???(攝影師:Karolina Grabowska,連結:Pexels


新北市就曾有電器批發業者被勞檢時,因某名員工年度上、下班紀錄皆為整點,最後被罰 9 萬元;也曾有某公司的某位員工出勤紀錄表資料異常(長期未打下班卡),最後法院判決認為公司已建置有系統,但是對於員工漏刷卡等異常情形,應有因應的機制,確實補正員工正確的出勤時間,加上備置出勤記錄是「雇主」的義務,並不是員工忘了就可以免責,最後當然又被罰錢啦!

以上小編為大家羅列各種超NG行為,請各位雇主與人資真的不要做!!!(攝影師:Liza Summer,連結:Pexels


出勤 NG 行為


為了幫各位雇主與 HR 更加了解關於員工出勤這件事,到底什麼能做,什麼不能做,小編也幫各位統整出幾項,最容易出錯的出勤常見錯誤:

  1. 完全沒有員工出勤紀錄(沒打上、下班卡)。
  2. 工讀生沒有出勤紀錄。
  3. 只採用簽名或勾選方式代表有到班。
  4. 出勤時間沒有記錄到「分鐘」。
  5. 員工上、下班紀錄皆為整點。
  6. 員工沒打下班卡。


關於第五點,小編個人覺得根本就是在作死,到底哪家公司的人可以做到每天都同一時間上、下班呀!這不是有鬼什麼叫有鬼啦~~~~文章的最後,也希望各位雇主不要再默默走向違法之路,好好紀錄出勤,一起迎向企業成功之路!!

公司出勤不再各種違法!


嚴峻的疫情讓你與你的員工開始在家工作了嗎?(work from home)Swingvy 出勤功能採用頂規 GPS 定位,佐手機線上打卡功能,讓你的手機就能化身打卡鐘,隨時隨地掌握員工上、下班動態,線上打卡就是超合法!點我免費試用地表最強雲端人資系統 Swingvy。(圖/Swingvy

想要10分鐘就算完薪水、想要出勤輕鬆合法,找地表最強、介面最好看、最好用的 人資系統 Swingvy 就對啦!(圖/Swingvy


你不可錯過的文章


工時制度及彈性措施手冊 (109年12月)

報稅月不可不知!原來不只網路申報,扣繳憑單也是一大關鍵?

這樣也算職災?原來這些雇主負擔與責任就是跑不掉

交友App Goodnight創建高效能、高凝聚力工作環境就靠這幾招

資料來源


全國法規資料庫

台北市勞動檢查處

勞動部


我還看不夠

捕捉人資新鮮事

就是讓你第一時間收到人資工具懶人包!

No fuss, simply works.

Swingvy 致力提供「新創」與「中小型企業」好看又好用的雲端人資系統,幫助各位利用少少的時間,輕鬆管理員工出勤、薪資與請款!