人事管理有眉角

出差懶人包|人資必學!把握這幾點,輕鬆搞定出差管理辦法!

COMMEET

September 7, 2021
不論是新創公司或是已逐步邁向規模化的公司,工作流程標準化 (SOP) 是讓公司整體運作順利和轉向規模化經營的關鍵。而明確的管理辦法和報支規定,詳述了工作運作的流程、責任的歸屬、確保員工權益、維護公司利益,不僅能讓新人快速熟悉工作流程,也能避免產生爭議、降低企業溝通成本,還能增進員工和企業雙方和諧的氣氛,讓企業更能專注在有價值的業務發展上。
出差管理辦法sop到底有哪些?當然,一卡皮箱就走是絕對不可能的!(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels


完整的「出差管理辦法」需要涵蓋什麼?


出差管理辦法的目的是讓企業有效運作及保護員工出差在外的權益和安全,以及企業控管出差旅費的成本,因此規章的完整性是很重要的。此篇集 10 家企業的「員工出差管理辦法」於大成,在出差政策上包含以下 4 大內容,較為制式的部分會提示為“範本”,如下 1. 2. 部分,其他 2 項內容為 10 家企業出差辦法的公約數,企業可依自身的文化和福利做出調整。

1.目的與適用範圍


範本:“目的:為使本公司人員國內外出差管理標準化及制度化,特訂本辦法。“
範本:“適用範圍:凡本公司全體員工於國內外出差之申請、差旅費報支,皆屬本辦法範圍”

2.出差範圍定義


範本:“國內出差:出差地點為台灣、澎湖、金門、馬祖等地區。”
範本:“國外出差:出差地點為臺、澎、金、馬以外地區。”

出差管理辦法
圖片來源:COMMEET 差旅及費用管理系統


3.出差申請程序

出差辦法國內篇:有些公司會跳過填”出差申請“步驟。但須注意,在稅法上所有的出差旅費支出,都需紀錄前往地點、訪洽對象及內容,並藉此證明與”營業”項目有關。

出差管理辦法
圖片來源:COMMEET 差旅及費用管理系統


出差辦法國外篇:從出差申請到出差旅費報銷的完整流程。員工返回後,一般需填寫出差報告書。


4.出差旅費報支說明&津貼支付標準


依據營利事業所得稅查核準則第 74 條規定,出差旅費分為:1) 膳雜費、2) 住宿費、3) 交通費,准予認定的規則如下:

國外差旅費該怎麼設定,細節請繼續看下去!(攝影師:Daria Shevtsova,連結:Pexels


【國內出差旅費】



1) 膳雜費:申報所得稅時,如果不超過下列最高標準者,無須提供外來憑證,准予認定:
・營利事業之董事長、總經理、經理、廠長 700(元/日)
・其他職員 600(元/日)

※ 超過標準部分,屬員工之薪資所得,應依所得稅法第八十九條第三項規定,列單申報該管稽徵機關。

2) 住宿費:應取得旅館業書有抬頭之統一發票或普通收據,准予核實認定。
3) 交通費:飛機須以票根(或電子機票)及登機證為原始憑證;高鐵須以票根或購票證明為原始憑證;其他交通工具須以收據和證明為憑,准予核實認定。

圖片來源:COMMEET 差旅及費用管理系統


【國外出差旅費】


1) 膳雜費:膳雜費按中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費報支金額之五成列支。

2) 住宿費:宿費檢據核實報銷辦法者,宿費部分准予核實認定。

3) 膳雜費(陸港澳地區):依中央政府各機關派赴大陸地區出差人員生活費報支金額表之日支數額認定之。

4) 交通費:機票應以票根(或電子機票)及登機證與機票購票證明單(或旅行業開立代收轉付收據)為原始憑證;其遺失機票票根(或電子機票)及登機證者,應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖點之證明代之;其遺失登機證者,得提示足資證明出國事實之護照影本或其他證明文件代之。高鐵須以票根或購票證明為原始憑證;其他交通工具須以收據和證明為憑。

5) 其他費用:
交際費-營利事業列支之交際費認列標準,可參考第80條
·證件簽證費-依公務需要,證件公司一般可視業務需要核准,簽證費用由公司負擔
國際電話費用-營利事業列支之電話費認列標準,可參考第76條

※ 預支費用上限:出差員工可依實際出差日數申請借支,每日借支金額會依不同出差國家而有所差異。

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