人事管理有眉角

遠距工作懶人包|疫情當前,遠端工作必學心法都在這!

Davina Huang

May 20, 2021
台灣疫情嚴峻、不斷升溫,甚至更在 5 月 19 日,全國緊急升三級警戒,許多公司都在緊急商討如何降低風險,更紛紛轉以「遠距工作」、「在家上班」的模式,不過!經由小編的民調顯示,很多公司至今仍沒有因應疫情,而做更完整的「數位轉型」、甚至是「數位優化」,導致這波來勢洶洶的疫情,直接深深影響到公司的營運!身為懶人包專家的小編,當然要來為大家準備滿滿的遠距工作懶人包,這篇乾貨很豐滿,錯過真的可惜!
因應疫情,遠距工作(work from home)以成為近期的職場趨勢。(攝影師:Vlada Karpovich,連結:Pexels


遠距工作,企業還能運作?


相信對於許多企業而言,「遠端工作」有著一定程度的不確定性。一來,人資單位該如何管理遠距工作出勤問題?(上面小編已經給你答案了!)二來,難以確保員工工作品質。最後,是不是需因應疫情,重新調整 KPI、OKR 等績效設定方式,或改用員工訓練課程來度過難關,都是需要經由縝密討論的事項,因此,如何建立完善的遠端工作 SOP 極為重要!

遠距工作最令人頭痛的問題,莫過於出勤紀錄問題。(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels


遠距工作,出勤打卡怎麼算?

這個問題簡直榮登各位腦闆最常問人資單位的問題,也是現在國家第三級警戒下,各位腦闆與人資最困擾的問題之一!如果你的營運目標是制定一個,較有規則的遠端管理出勤 SOP,以下小編提供各種小撇步:

好用的手機App,能讓遠距工作更簡單,出勤計算也更方便!(圖/Swingvy


(一)雲端打卡系統


坊間有許多雲端人資軟體提供打卡服務,像是 Swingvy 雲端人資系統 就提供 GPS 打卡,更可以單買打卡功能,加上出勤紀錄可以直接匯出,能協助人資在計算薪資時更為方便,對於企業來說簡直是天降甘霖啊!

(二)通訊軟體


如果想要搶快,則可選擇使用 Slack、Line 或是 Telegram 等通訊軟體,來做上下班打卡的憑證,對於還沒有時間選購打卡系統的公司而言,也是一個滿不錯的方式唷!(只是算薪水的時候,人資真的會吐血🤣🤣🤣)

(三)手動檢查法


如果以上的方法你都不能放心,那麼請員工上班都開視訊(小編個人是覺得這個有點變態⋯⋯)、有沒有準時參加線上會議、能不能找得到人(及時回訊息),也是可以的唷。

許多管理者不願讓員工遠距工作,最怕的就是怕員工偷懶!(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels


遠距工作,員工該怎麼管理?


創造一個完善的遠端工作「系統」,又能有效追蹤 KPI、OKR 等績效當然重要,也是人資單位需要協助管理者與部門主管的重要項目之一,但更重要的是,管理者是否能落實「疑人不用,用人不疑」的精神,這也是人資單位需要教育各單位的首要之務。

小編在此強烈呼籲,管理者對員工表達信任的方式,並不是靠著每天強迫視訊會議、上班必須時刻開著視訊鏡頭、奪命連環 Call、狂傳訊息,這些方式反倒會使員工心理造成莫大壓力。

有些公司會要求員工需要全天開著視訊,真的......有點變態呀!(攝影師:Yan Krukov,連結:Pexels


所以,小編還是強烈建議,在遠端工作的狀態下,千萬不要以工作多久來計算員工效率(你要算,員工比你更會算啦🤣🤣🤣),以數字目標管理,像是:需要發多少文、打多少通電話、成交多少客戶等,會更適合當下的工作環境唷。

另一方面,當遠端工作的頻率提高,人資的重要性更是不減反增。除開始進行遠距招募、遠距教育訓練外,人資更要協助遠端管理的工作效率,甚至需教導員工如何維持工作與家庭的分際。這個時候真想來一首~啊~人生很難!

好用的軟體,能夠讓居家辦公也能超輕鬆又自在呢!(攝影師:cottonbro,連結:Pexels

遠距工作,軟體怎麼選?


在去年疫情爆發,小編就曾經在後疫情時代懶人包這篇文中提及,人資在公司數位轉型、數位升級的地位真的超重要!而且有些公司還會把行政、人資、MIS 匯集成一個管理部,導致人資根本就是公司頂級保母🤣🤣🤣

如果你碰巧也是傳說中三位一體,集行政、人資、MIS 為一身的苦命人資單位,此時應該是孜孜矻矻尋覓著,能為公司遠距工作所用的優秀工作軟體,不怕不怕,小編直接整理個人超愛用的線上(雲端)軟體給你們:

小編私心推薦,這些軟體真的很值得嘗試看看唷!(攝影師:Los Muertos Crew,連結:Pexels


(一)會議:Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Whereby、Teamflow
(二)營運平台:HubSpot、Google Workspace(企業版)、Quip、Collabpad、Penflip
(三)工作進度管理: Asana、Confluence、Trello、Miro
(四)通訊:Slack、Line、Telegram
(五)設計:Figma、Canva、Photopea

當然,小編也懇切建議,拜託各位管理人將電腦全面筆電化好嗎~~小編真的親眼見證,一堆企業還在那邊用超復古桌電,導致員工在家工作,還需要開 teamviwer 遠端操控,真的拜託你們真的換筆電啦!另外,因應遠端工作,企業是否能採用雲端硬碟,來儲存多數營運資料,小編認為,也是需要認真思考的要點唷。

遠距工作對很多家長來說真的超痛苦,人資是否能從中協助,當然也是一大挑戰啊!(攝影師:Ketut Subiyanto,連結:Pexels


遠距工作,人資到底還要幹嘛?


因應員工對於遠端工作的不習慣,人資單位也可以朝著下列幾個方向做準備:

(一)制定員工安全與健康管理流程
(二)保障工作權益與收益
(三)疏導員工心理壓力
(四)提供緊急援助


遠距工作,公司出勤紀錄也能不違法!


好啦~以上就是小編整理的滿滿遠距工作懶人包,看完之後,你是不是也覺得,遠距工作其實也沒這麼難嘛。最後的最後,小編一定要強調,出勤紀錄不能少,不然會違法唷!

如果你需要一個更好用的打卡系統,人資系統 Swingvy 特別採用頂規 GPS 定位,佐手機線上打卡功能,讓你的手機就能化身打卡鐘,線上打卡就是超合法!免費試用地表最強雲端人資系統 Swingvy


點我免費試用地表最強雲端人資系統 Swingvy。(圖/Swingvy


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