學好不怕勞檢來

員工代墊款也會惹勞資爭議?用這幾招就能成功避免

Davina Huang

July 13, 2021
很多中小型企業或是新創公司,都會有「代墊錢」的工作常態,員工所累積的款項,會在事後附上單據,或是發票來向公司請款。但是!在請款的流程中,卻很有可能因為:沒有發票只有收據、沒打統編,超出原本預算金額、相關單據遺失等,而導致勞資爭議層出不窮。以下小編就來跟大家介紹,員工代墊款的各項眉角,讓勞資爭議的狀況降到最低!
員工代墊款行不行,合不合法?居然要看合約有沒有寫!(攝影師:Startup Stock Photos,連結:Pexels


一、載明相關請款規則


很多社會新鮮人都會問小編:公司叫我先墊錢到底合不合理?公司到底會不會趕快匯錢給我?因此,小編會建議各位 HR,如果公司有員工代墊款的常態,在員工手冊中,必須要有明確的規範(最好是白紙黑字),比如說僅能使用紙本、電子發票與收據請款,遺失單據便不能請款等,如此便能避免此類的爭議。

如果規範不明確,員工因代墊款而虧錢,是有可能構成某種程度的薪資給付不完全,主管機關是有可能會被加以裁罰的!像這家醫院就在 2019 年就被離職員工指控,未償還代墊款,真的是要小心小心再小心啊!

比起員工代墊款,設立公司零用金其實是個比較聰明的作法啊!(攝影師:Karolina Grabowska,連結:Pexels


二、設立零用金的請款流程


很多公司會因為員工代墊金額較小,而不設定「零用金申請制度」。但是,如果是有大額的墊資,一來員工不一定能自行先墊付,要是再沒有載明相關請款規則,勞資爭議絕對直接來!因此,小編還是會建議企業需要有「零用金申請制度」,讓需要負責採購的員工能向財務相關單位請領,這樣在款項管理上也能更加透明!

準備公司卡,也可以讓報帳流程更為快速而簡單。(攝影師:Joshua Woroniecki,連結:Pexels


三、辦一張公司卡


如果你真的覺得零用金制度太麻煩,也沒時間一一補齊員工手冊內容,那麼辦一張公司卡,就可以輕鬆幫你解決問題!(同場加映:信用卡懶人包|只有這些銀行才能申請公司 Visa Debit 金融卡?

如果員工代墊款是購買常態性「事業經營之目的」的用品,是極度有可能會觸法的。(攝影師:Kuncheek,連結:Pexels


四、員工代墊款常見FAQ

Q1:公司如要求員工代墊款項,到底是否違法?


A1:根據行政院勞工委員會在89年台勞資二字第0043550號函:

制服係為雇主為事業經營之目的,強制勞工於提供勞務之場所或提供勞務之當時所為必要之行為,其或為工作安全之目的,或為勞動紀律之要求,其費用應為勞務成本或職工福利之一部份,要求負擔或分擔,顯不妥當。


雖然這個解釋是針對「雇主是否能要求勞工負擔制服費用」而做出的解釋,但是!魔鬼居然藏在細節裡!如果購買的物品是基於「事業經營之目的」,還要勞工先行代墊,甚至「長期代墊」,造成員工無法自由使用工資收入,這是絕對有可能會違法的!

不還員工代墊款,是會上法院的唷!(攝影師:Karolina Grabowska,連結:Pexels


Q2:公司遲遲未還員工代墊款,會有什麼狀況?


A2:員工當然可以請求返還借款。公司如果是因為倒閉等經營問題,仍是需要與員工協調還款期限,倘若勞資雙方協調不成,勞工則能向勞工局申訴,再調解不成當然就是看勞工是否要走上法律途徑。

員工可以拒絕墊付,雇主也不能強迫唷!(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels


Q3:公司如要求員工代墊款項,員工是否能拒絕?


A3:如果員工手冊或是工作合約未說明,那麼員工是可以拒絕的,雇主也不得強迫員工。


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參考資料


勞動部臉書
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