這樣網羅好員工

人資與部門主管別跑! 招聘好人才必看的招募上工筆記

Davina Huang

April 27, 2021
一個優秀的入職流程,不但是展現公司文化的利器,更是人資單位與新進員工建立關係的好機會。談到新進員工的入職流程,這可並不是直接把他們丟進部門,交由部門主管處理後續項目就好。作為一個稱職的人資單位,入職流程如何安排,更是展現出公司的企業文化。因此,如何盡快讓新進的員工,能夠感到自己是團隊的一員,絕對是把握人才的重要關鍵。Swingvy 小編為你準備滿滿的入職工作清單,絕對能成功升級你的公司入職流程!
許多新創公司在新員工到職前,都會安排團隊午餐時間,好讓彼此認識認識。(攝影師:August de Richelieu,連結:Pexels


📒入職前一天


如果可以的話,在新進員工正式報前,先與他們見見面,甚至還可以安排與部門同仁先吃個飯,了解了解彼此。

📒第一天


入職流程跑完後,帶新進員工了解辦公環境,介紹部門同事、座位附近同仁,這些行為都可以有助減輕他們第一天報到的緊張感。另外,亦可透過 Email 或是公司群組,向公司同仁公告新進員工報到的消息。

即便是在公司用餐,部門午餐也能加速新同事更了解公司環境呢!(攝影師:Ron Lach,連結:Pexels


📒第一週


想讓您的新進員工更加融入嗎?或許,你可以利用第一周的午餐時間,讓新進員工能夠跟不同的部門成員用餐。了解彼此,是工作致勝的關鍵之一!

📒進行中


與新進員工的「直屬直管」進行一對一會 議,追蹤最新工作狀況,並隨時調整工作進度。

若有新員工即將報到,建議準備好完整的入職清單,並和該部門主管確認內容。(攝影師:Anna Shvets,連結:Pexels


📒入職清單:寄出 Offer 信前

(一)準備好一式兩份的勞動契約,內容需要包括:


🔸職位(職稱與部門)
🔹工作時間
🔸工時時長
🔹工資與三節禮金
🔸員工責任
🔹保密協議
🔸競爭條款
🔹公司休假政策
🔸勞動契約終止條件

一家有sense的企業,Offer信的內容是相當重要的!(攝影師:Burst,連結:Pexels


(二)寄發錄取通知(通常是電子郵件),你的錄取通知書應包括:


🔹工作職稱
🔸工作部門
🔹直屬主管姓名與職稱
🔸工作時間
🔹工作開始日期
🔸工資
🔹該職缺之優勢(簡要說明)
🔸工時
🔹錄取者需做出回應的日期

第一週對於員工來說相當重要,不但需要馬上了解公司文化,更可能要人資的幫忙融入團隊。(攝影師:Ron Lach,連結:Pexels


📒入職清單:第一週


(一)新進員工須提供:

個人基本資料
🔸銀行賬號
🔹緊急聯絡人聯絡資料
🔸所需的證書(如畢業證書、證照等)
🔹食物過敏或其他偏好(如:素食主義者、麩質過敏等)
🔸員工健康檢查
(同場加映:員工健康檢查懶人包|雇主原來不只要付錢,就連這些也要做?

小編發現,滿多人資都以為領新人到職只要把硬體設備教一教就好,卻沒有展現出企業文化這一面,導致許多新人到職後相當無所適從!(攝影師:Kindel Media,連結:Pexels


(二)Email 報到信給新進員工,內容需包括:


報到第一天的流程(包含報到時間與其他相關事項)
辦公室地圖電子檔
公司著裝要求

(三)開通所需工具或帳戶,如:


🔹公司Email
🔸公司通訊軟體(如:Slack)
🔹人資系統(如:Swingvy)
🔸其他工具(如:Asana, Trello, Notion)

到職第一天收到同事們的祝福,對於新進員工來說是相當暖心的!(攝影師:fauxels,連結:Pexels


(四)公布新進員工的到職訊息(可用電子郵件或是公司群組),其中須包含:


新進員工的姓名、職務與部門

關於新進員工的專業或學術背景,甚至你也可以請新進員工準備個人簡介

團隊歡迎活動(如:團隊午餐時間)

(五)將新進員工的人事資料發送到公司的:


🔸會計部門:以便他們進行建檔工資名冊
🔹MIS 部門:設置新進員工的工作帳戶
🔸部門直屬主管:以便他們安排工作項目

(六)準備新進員工的報到需拿到的用品,像是:


🔸門禁卡
🔹名片
🔸電腦、外接螢幕、電話、滑鼠等硬體設備
🔹員工教學手冊
🔸文具
🔹公司 T-shirt(如果公司有)
🔸組織圖

向部門主管確認新進員工學習狀況,是一件相當重要且不可或缺的事!(攝影師:MART PRODUCTION,連結:Pexels


(七)準備第一天和第一周工作項目,像是:


🔸公司概況簡介、公司營運風格、工作項目(可由部門主管提供)等
🔹與新進員工主管進行一對一的會議,確認新進員工學習近況
🔸完成人力資料建檔
🔹新人培訓時間
🔸團隊歡迎活動(如: 公司午餐)



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