計算薪水不踩雷

符合勞基法的薪資單格式怎麼做?跟著範本放上這幾個薪資明細就搞定!

Davina Huang

January 19, 2024

安安大家好~又到了每個月你最期待的時刻(咦),小編又要來幫大家破解觸法危機。隨著網路的發達,勞工意識的崛起,越來越多勞工都會問:啊我的薪資單咧?

咦?!!薪資單該不會也是有很多隱藏版大魔王吧?

今天就來跟小編一起拆解薪資單的相關知識吧!包含薪資單的定義、必備項目、常見格式範本等等,讓您輕鬆上手製作符合法規的薪資單~

什麼是薪資單?


「薪資單」顧名思義就是雇主提供給員工,載明薪資發放明細的的法定文件。它上面會列出員工的的基本工資、津貼、獎金、加班費、扣繳款項 (勞健保費、所得稅等等) 等詳細項目,讓員工可以清楚了解自己這個月的薪資是如何計算出來的。

‍為什麼要發薪資單?可以不發嗎?


登登登登⚡⚡莫急莫慌莫害怕!不管你是叫它薪水單、薪資單、薪資條、工資單、薪水條、薪水袋、薪資明細......等,由於勞基法第 23 條當中規定:

工資之給付,......(中略),應提供工資各項目計算方式明細;按件計酬者亦同。雇主應置備勞工工資清冊,將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。

因此結論就是,公司必須要提供含有「工資」、「工資各項目計算方式明細」、「工資總額」的薪資單給員工!

什麼情況可以不用給薪資單?


根據勞基法第 1 條及第 2 條,勞基法原則上是對「有僱傭關係」的勞工與雇主所訂定的法令,因此如果像是外包、顧問、專案等以承攬方式來進行的合作關係,就可以不提供薪資單。(延伸閱讀:承攬跟僱傭差在哪?主管機關如何認定僱傭關係?內附承攬契約範本下載

符合勞基法的薪資單、薪資明細(工資明細)要包含哪些東西?


先讓我們一起崩潰三秒鐘!在面對必須要做「薪資單」這個事實後,你一定開始煩惱到底一個合法的薪資單要有哪些項目對吧?現在就讓我們一起來看真正合法的薪資單到底要怎麼做~

Swingvy 薪資單範本
以上為正港合法薪資單範本!(圖/Swingvy 雲端人資系統

勞基法施行細則第 14-1 條第 1 項,雇主在薪資明細中要提供內容應該要包含下列事項:

1. 勞雇雙方約定的工資總額


這裡不是只有底薪哦!而是整個期間的工資「總額」,如果薪資當中有其他加項項目,例如獎金、津貼、加班費......等,都要加總起來放在薪資單當中。

2. 工資各項目之給付金額


只要是員工因提供勞務所獲得的報酬,也就是前面提到的工資總額,除了給一個加總後的數字之外,也要確實條列出每一個項目,包括本薪、各種獎金、各種津貼、各種加給,以及加班費......等,讓我們來一一拆解!

固定薪資:本薪、伙食津貼、全勤獎金...等


固定薪資也就是「工資」,基本上幾乎每個月都會是一樣的金額。原則上就是在勞動契約中和員工談好的薪水,也就是寫在 offer letter 上面的那個數字, 常見的固定薪資(工資)項目通常包含:

看到這邊,你可能會想說,那可不可以把伙食津貼、全勤獎金、職務加給......等全部打包成本薪呢?

答案是沒問題的!

只不過,因為伙食津貼可以讓員工抵稅,上限是每個月 3,000 元,對員工來說省一點稅是好事,而且也不會損害到公司的成本。那公司可否給超過 3,000 的伙食津貼?當然也是可以的!只是抵稅額就是 3,000,如果想要提供更高額的伙食費,其實直接調整底薪就好。當然,小編也有聽過有公司會提供中餐,就不另外發伙食津貼,這部分就端看公司制度,並無強制規定。(同場加映:伙食津貼給不給?關於伙食津貼的十大不可不知!

員工的薪資單做起來啦!(攝影師:VisionPic.net,連結:Pexels

至於全勤獎金,在新興產業裡較為少見,加上全勤獎金應該算入「固定薪資」的項目,也需要計入勞健保投保級距之中,而非員工福利或是獎金,如此,相當容易造成勞資糾紛。另外,有些公司雖工資達到基本工資的門檻,但當中卻包含著全勤獎金。當扣除全勤獎金後實領薪水低於基本工資,就有可能觸法,不得不慎呀。(同場加映:全勤獎金眉角多?為什麼勞資專家建議你不要設全勤獎金?

加班費(延時工資)


要注意!因為勞務對價,所以員工加班提供勞務,所以加班費當然也是工資。加班費的計算方式這邊不細講,可以直接看我們精心整理的「加班費計算公式懶人包」這篇文章,公式寫的清楚圖也畫得好看,相當詳盡。小編在這邊只想提醒一件事,拜託拜託費率不要不要用 1.33 或 1.66 倍來計算,因為都算是低給。加班費是危險議題,員工很有感、主管機關也盯的很緊,盡量不要在這邊出錯。

至於常常觸碰到的另一個問題,則是「加班時數」,歡迎大家參考。大原則是每個月加班不得超過 46 小時,在這範圍內的加班費都是免稅的,請不要替員工扣稅喔。

最後再特別提醒大家一件事,當離職或年度結束時,員工未休完的特休,所換來的「未休假代金」也屬於工資。(延伸閱讀:員工特休未休畢,工資必須這樣算!

非固定薪資 = 非工資:年終獎金、三節獎金、差旅費...等


既然有「固定薪資」,那當然也會有「非固定薪資」,這些名目就多了。諸如非勞務對價的紅利、獎金都是唷!在勞基法施行細則第 10 條,有這些項目:

一、紅利。
二、獎金:指年終獎金、競賽獎金、研究發明獎金、特殊功績獎金、久任獎金、節約燃料物料獎金及其他非經常性獎金。
三、春節、端午節、中秋節給與之節金。
四、醫療補助費、勞工及其子女教育補助費。
五、勞工直接受自顧客之服務費。
六、婚喪喜慶由雇主致送之賀禮、慰問金或奠儀等。
七、職業災害補償費。
八、勞工保險及雇主以勞工為被保險人加入商業保險支付之保險費。
九、差旅費、差旅津貼及交際費。
十、工作服、作業用品及其代金。
十一、其他經中央主管機關會同中央目的事業主管機關指定者。


當中最重要且最常有爭議的,就是年終獎金與三節獎金兩項。如果勞動契約裡有寫保障 14 個月,當中兩個月為年終獎金,或是一個月年終,半個月中秋半個月端午。這樣的話年終、中秋、端午這三種「獎金」就會被認定為固定工資。(延伸閱讀:年終獎金可以不發嗎?五大重點一次整理給你!

所以固定與非固定到底有什麼差別呢?其實就是:

  1. 固定薪資要列入員工的投保級距,這也是雇主常會高薪低保的罪魁禍首(明明是固定,卻列為非固定,延伸閱讀:勞健保、勞退級距三合一對照表 + 勞健保負擔費用等常見問題一次看)。
  2. 所得稅代扣繳稅額,詳細解說可參考國稅局網頁。(延伸閱讀:薪資所得扣繳稅額表看這裡!4 個代扣所得稅注意事項大整理
  3. 補充保費、平均薪資、時薪等差別,這甚至可以寫另一篇文章了,有興趣的人就在等等小編啦~

跟薪水有關的眉角真的超~~~~~級多,而且是勞動法令的重中之重,一篇文章真的說不完,歡迎大家到我們「計算薪水不踩雷」這個文章分類來了解各個細節,一一排除每顆地雷,或是更簡單一點,直接導入 Swingvy 雲端薪資系統Swingvy 薪資代管服務來幫你防呆,輕鬆完成每個月的薪資作業!

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做薪資單雖然煩,但真的很重要啊!!!(攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels

3. 依法令之規定或勞雇雙方另有約定,得扣除項目之金額:


薪資單中除了員工提供勞務換來的薪水之外,也要列出因不同原因而被扣除(或是毋須給付)的薪資,例如事假不計薪、病假半薪、勞健保費的勞工自付額、勞工自願提繳的退休金,以及職工福利金......等。

另外,還有遇到一些特殊狀況需要扣除的項目,包含:依執行政法院或行政執行機關之執行命令所為之扣押、勞雇雙方約定得扣除之項目(例如:雇主代轉帳之勞工個人自行參加之團體保險費用)。

病假薪資折半發放、事假不支薪


根據勞工請假規則第 4 條勞工請假規則第 7 條,員工每年至少有 30 天的半薪病假額度以及 14 天的不支薪事假額度。

事病假會列在減項的原因,是因為大部分薪資單當中薪資總額都是先用「員工當月(當週期)都沒有請假的情況來計算」,因此當我們實際在執行薪資作業時,就得扣掉這些多算進來的薪水,所以列在減項項目。

應稅薪資需課所得稅


根據薪資所得扣繳辦法,關於所得稅的幾個教戰守則:

  1. 到職當天要給員工填妥「員工薪資所得受領人免稅額申報表」,(同場加映:報稅月不可不知!原來不只網路申報,扣繳憑單也是一大關鍵?
  2. 無論有無填表,薪資是超過 NT 88,501 原則上就需要照表預扣或預扣 5%(延伸閱讀:2024 薪資所得扣繳稅額表看這裡!4 個代扣所得稅注意事項大整理)。
  3. 扣繳稅額與扶養人數有關,扶養越多要繳的越少,或是說起扣點越高。
接下來讓我們一起看看勞健保、勞退這三個減項的重點!(攝影師:Pew Nguyen,連結:Pexels

員工負擔的勞健保費以及員工自提勞退


2024 年「健保費」費率為投保級距的 5.17%,平均眷口數是 0.56。公民營事業、機構等有一定雇主的受雇者,負擔比例員工:雇主:政府 = 3 : 6 : 1。其他身份的健保負擔比例見此。舉例來說:

  1. 月薪 50,000 元的員工,投保級距是 50,600,健保費總額是 50,600 × 5.17% = 2,616。
  2. 自己負擔 2,616 × 30% = 785。
  3. 雇主負擔 2,616 × 60% × (1 + 0.56) = 2,449。
  4. 0.56 是 2024 年的平均眷口數。此數字近年都會往下調,例如 2022 年是 0.58,2023 年下調至 0.57,到了 2024 年,已經降至 0.56 了!

勞保的部分,2024 年的勞保費費率為 12%,其中員工需要負擔 20%,因此如果再次以上面月薪 50,000 元的員工舉例:

  1. 月薪 50,000 元,投保級距為勞保最高級距 45,800 元,費用總額為 45,800 × 12% = 5,496 元
  2. 自己負擔 5,496 × 20% = 1,100 元

自提勞退顧名思義就是,由員工自己另外提撥的勞工退休金,這個是由員工自行決定是否提撥。如果員工想要自己額外提撥的話,可以在每月工資 6% 範圍內,個人自願另行提繳退休金,這個部分也可以從當年度個人綜合所得總額中全數扣除。

而勞健保費可不可以按照到職日比例來計算、有沒有強制加保......等勞健保及勞退的法令規範也相當繁瑣,更多細節部分小編整理在以下幾篇文章裡面,千萬不要漏掉了!

4. 實際發給之金額


在一大串繁瑣又複雜的薪資作業之後,最後也千萬別忘了要把實際發放的薪水寫在薪資單當中,否則就攻虧一簣了呀......

補充:薪資單範本下載


好的~看到這邊,小編真的要給大家鼓鼓掌,恭喜大家又學到一課啦👏👏 先分享一下公家機關的薪資單範本,歡迎任意下載取用。

薪資明細怎麼給?有規定要用紙本或線上發放薪資單嗎?

好不容易算完薪水了,接下來讓我們一起看看薪資單該怎麼給員工吧!根據勞基法施行細則第 14-1 條第 2 項的規定:

雇主提供之前項明細,得以紙本、電子資料傳輸方式或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。

白話文就是不管是用什麼形式,只要雇主有提供薪資單,而且員工可以隨時取得就 OK!所以其實不一定要有「發放」這個動作,當然紙本還是建議用發放的,畢竟需要讓員工隨都能取得,但是也不太適合直接放在辦公室給大家一一翻閱吧?

而電子形式的薪資單,包含 e-mail、簡訊、通訊軟體......等,或是存檔於事業單位內部網站之薪資系統,只要能讓員工隨時登入並取得及列印之資料,都符合法令規定。

薪資單做完要存檔嗎?


接下來,又來到一個很重要的問題:我需要保存薪資單嗎?答案就在勞基法第 23 條的最後一句:「工資清冊應保存五年。」

沒錯!很多雇主、人資都不知道,薪資單做完要存檔,而且勞基法更是建議應保存「五年」。雖然說一個個存檔真的很煩,但是!小編真的有遇過有雇主算錯薪水,想要把錢拿回來,卻因為人資把薪資單都用不見惹,導致最後錢都拿不回來的案例唷,所以你說說,該保存好薪資單嗎?當然要啊!最好還是存兩個不同的地方,以免不小心誤刪檔案啊!

了解了薪資單上的所有眉角之後,如果你也不想再花一堆時間處理薪資單、注意每一個細節,其實也可以選擇更簡單、更好用的 Swingvy 雲端人事薪資系統,讓發薪日更輕鬆!

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資料來源


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